Los procesos manuales como la gestión de vacaciones de los empleados le quitan tiempo a los encargados de recursos humanos que podrían dedicar a tareas más estratégicas. Para ayudar a los departamentos de RH de las empresas pequeñas y medianas a concentrarse en la que realmente importa, la startup mexicana Worky creó una plataforma de gestión de recursos humanos.

El papel de un responsable de recursos humanos tiene que ser ante todoestratégico, no administrativo. Debería dedicar su tiempo y esfuerzos a evaluar a los colaboradores de un área para identificar quién es un líder potencial o determinar qué beneficios adicionales necesita ofrecer para retenerlos, comenta Maya Dadoo, CEO de Worky.

Esta empresa desarrolló una plataforma en línea, con el mismo nombre, que automatiza muchos de los procesos en las áreas de recursos humanos de pequeñas y medianas empresas (pymes). Con un costo de 40 a 59 pesos por empleado al mes, la plataforma permite concentrar toda la información de los colaboradores en un solo sistema. El precio disminuye en función del número de colaboradores. 

El sistema automatiza tareas como la recopilación de información de los empleados, la creación de la estructura organizacional, la gestión de solicitudes de vacaciones, el registro de incidencias para saber si hay que descontar o hacer un pago adicional a un colaborador y el proceso de reclutamiento.

Actualmente la plataforma gestiona los procesos de mil 800 empleados de 55 pymes, de las cuales la mayoría se concentran en la Ciudad de México, Cancún, Guadalajara y Monterrey.  Según Maya Dadoo, Worky le ahorra hasta 4 horas de trabajo al día al área de recursos humanos.

El riesgo de trabajar con hojas de cálculo

“Antes teníamos toda la información de nuestros colaboradores en Excel. Tuvimos problemas para respaldar la información, en algunas ocasiones la computadora se apagó y los datos que habíamos registrado no quedaban guardados. Teníamos que empezar desde cero”, explica Alejandro García, gerente de administración de Laudex, una financiera de Ciudad de México especializada en créditos educativos.

Muchas pequeñas y medianas empresas siguen guardando la información de sus trabajadores en hojas de Excel. Cuando se administran los datos en herramientas tan limitadas, la información está dispersa o se corre el riesgo de perderlos por virus o fallos técnicos, afirma la CEO de Worky.

¿Cómo funciona?

Para poder empezar a utilizar la plataforma, la empresa le proporciona a Worky una lista de sus colaboradores con sus respectivos nombres completos, correos electrónicos y fechas de nacimiento. La plataforma crea un usuario para cada uno de los empleados con el que podrá acceder al sistema para solicitar vacaciones o resolver dudas sobre como ejemplo sus beneficios.

Además de ser una herramienta de comunicación entre el departamento de RH y los empleados, Worky también sirve como apoyo en el proceso de reclutamiento. El software crea un link a la vacante que la empresa puede compartir en sus redes sociales o bolsas de trabajo. Cuando el candidato abre el link, encuentra una página con los requisitos, el sueldo del trabajo, los beneficios adicionales, la información de la empresa y puede registrar su currículum. Los datos de cada candidato se concentran en un solo espacio de la plataforma y en ese mismo sitio los reclutadores registran sus comentarios sobre las entrevistas de trabajo.

Laudex tiene una plantilla de 132 colaboradores con un promedio de edad de 24 años. El sistema ha sido de gran ayuda para los colaboradores porque facilita la comunicación con sus jefes. “Ahorras tiempo que gastas en imprimir y llenar papeles o buscar las firmas de los jefes porque todo se hace en línea. Si no tuviera Worky tendría que tener contratada una persona por medio tiempo para administrar todo el papeleo”, comenta Alejandro García, director de Administración de Laudex.

Reclutamiento

Startegy es una startup con 22 colaboradores que brinda servicios de reclutamiento y Worky les resulta muy útil para hacer el seguimiento de todos los candidatos de sus clientes. La empresa recibe hasta 30 candidatos por oferta de empleo. Actualmente tiene más de 150 aspirantes para 8 vacantes como programadores web o desarrolladores de softwares. “Los candidatos suelen ser personas que están en una búsqueda activa de empleo y motivados por trabajar. Darles un seguimiento adecuado es importante”, indica Clarisa Cué, gerente de Atracción de Talento de Startegy.

Gracias a la manera en la que Worky distribuye y organiza toda información, se ahorra más de una hora de trabajo por día. “Es una herramienta fácil de usar tanto para los administradores como para los colaboradores y los candidatos”, asegura Cué.

Gerardo Hernandez(2018) Una plataforma que ayuda a RH a centrarse en lo más importante: el capital humano, https://www.eleconomista.com.mx/capitalhumano/Una-plataforma-que-ayuda-a-RH-a-centrarse-en-lo-mas-importante-el-capital-humano-20181106-0044.html