6 tips para generar un plan de capacitación

Cuando manejas una empresa te puedes enfrentar a muchos problemas en cuanto al manejo de personal, sobre todo si eres un emprendedor primerizo. El éxito de un negocio depende de la preparación de su equipo, así que vale la pena preguntarse cuánto estás dispuesto a invertir en el desarrollo de tus colaboradores.

La capacitación puede ser vista por muchos como un gasto innecesario para el crecimiento de su compañía, sin embargo, puede ser la clave para solucionar problemas que se susciten entre empleados y para evaluar el desempeño del capital humano de tu empresa.

Te damos seis pasos para detectar cuáles son las necesidades de tu negocio y solucionar problemas reales con empleados a través de la capacitación.

1. Detección de la necesidad o requerimientos de capacitación: en este punto debo ser muy enfático de la manera en la que debemos determinar cuál es nuestra necesidad acorde a los puestos que estamos evaluando.

No se trata de capacitar por capacitar (por cumplir con un sistema de gestión de calidad) o simplemente por acabarnos el presupuesto para deducir impuestos. Para este primer procedimiento podemos utilizar:

-Encuestas: recabar información con la aplicación de un cuestionario simple.

-Entrevistas: mantener un diálogo con el jefe directo del empleado para determinar sus áreas de oportunidad.

-Observación: observar la conducta de su trabajo y compararla con las competencias que requieren su puesto.

-Descripción y perfil de puesto: analizar funciones y competencias inherentes a la persona que lo desempeña. En resumen, es un comparativo entre lo que se requiere contra lo que hace. –

-Evaluación de desempeño: se compara el desempeño de la persona contra los estándares establecidos para el puesto.

Este primer paso se puede determinar con un procedimiento interno o bien contratar a un consultor externo que haga la aplicación y el diagnóstico de las herramientas.

2. Diseño del programa de capacitación: una vez que tenemos detectada la necesidad, a través de nuestras herramientas aplicadas, tenemos que determinar cómo y qué usaremos para diseñar nuestro programa de capacitación, tomado en cuenta dos factores primordiales para esto:

-Reflejar los planes generales del personal en la empresa.
-Derivarlos de las metas de la organización.

3. Recursos: esto quiere decir, determinar los elementos con los que se cuenta para llevar a cabo nuestra estrategia de capacitación y así cumplir con las expectativas del programa, en aras siempre del objetivo general de la empresa.

Algunos de los recursos de los que podemos echar mano son los siguientes:

– Cursos: desarrolla la adquisición de conocimientos, habilidades y actitudes.

– Conferencias: son breves, de alto impacto, claras y con claves precisas, y sobre todo son de interés general.

– Talleres: es un evento de capacitación que desarrolla temas vinculados a la práctica.

– Seminarios: tiene como objetivo la investigación o estudio de temas relacionados con la empresa.

4. Implementación: este punto es de los más importantes, ya que es la acción que tomaremos para medir los resultados que arroje nuestra estrategia de capacitación y donde podremos evaluar el aprendizaje obtenido en cualquiera de los recursos que hayamos seleccionado para llevar acabo nuestro programa de capacitación. Para este efecto debemos utilizar:

– Métricas de avances.

-Tareas.

-Compromisos.

-Resultados.

5. Seguimiento: si las estrategias y las acciones que implementamos no tienen un seguimiento adecuado, se puede perder todo el trabajo hecho en los puntos anteriores. Esto no significa que nuestra estrategia de capacitación este equivocada, simplemente no se están ejecutando de manera correcta los procesos descritos en ella. Por esta razón la supervisión de manera personalizada con los responsables de la ejecución es imprescindible.

Algunos mecanismos que podemos utilizar para medir este resultado son:

-Plan de trabajo.

-Reportes.

-Bitácoras.

-Prácticas en salón y en campo.

-Sistemas de SAP o CRM.

6. Evaluación Final: es la parte final que haremos a través de una sencilla evaluación de nuestros procesos en marcha, lo que nos servirá para medir el retorno de inversión en el programa de capacitación.

De esta manera, tendremos un mejor control de nuestra inversión, pero aún más de nuestras estrategias y procesos, pudiendo regresarnos en cualquier punto para revisar si estamos dejando de hacer algo o hacer cosas diferentes que nos den resultados diferentes. Recuerda que podemos cambiar mil veces de estrategia pero nunca de Meta.